¿Qué hace Ud. Señora, cuando antes de ir al trabajo, coordina con su empleada doméstica las tareas de la casa y encomienda el cuidado de sus hijos?
Probablemente mantenga una charla de diez minutos con los temas más importantes y luego se comunica de otra forma durante el día.
¿Qué hace Ud. Señor la jornada que va a pedir un aumento de sueldo?
Con seguridad planeará la reunión exponiendo su solicitud brevemente y probándose a sí mismo los argumentos más convincentes y el mejor modo de plantearlos.
En el 2010 dos empresarios estadounidenses publican el libro "REWORK" (Retrabajo) en el que trata entre otros, el problema que las reuniones se vuelven "tóxicas" y disminuyen la productividad de las organizaciones.
Obviamente todos adherimos a este planteo pero ¿cómo hacemos para coordinar las tareas diarias en un nuestro grupo de trabajo? ¿podremos hacer lo mismo que planteamos en los dos ejemplos del principio ya que la mayoría de las veces nos da buen resultado?
Para implementarlo de una manera formal, la metodología Ágil (Scrum) nos presenta como nueva herramienta a la "REUNIÓN DIARIA DE PIE" que es una vuelta de tuerca a las reuniones tradicionales para que realmente sirvan como un mecanismo de colaboración y no como una frustrante obligación y pérdida de tiempo. A modo de introducción Martha E. Rojas Vera da una "Guía de una Técnica Ágil: 'Standup Meetings'” muy piola.
TIPS
De acuerdo a mi experiencia personal los principales apectos a tener en cuenta son:
- Diaria: si no se puede reunir al grupo todos los días, al menos intentarlo día por medio.
- De Pie: intentarlo, aunque pueda resultar incómodo, precisamente por esta razón las reuniones serán breves... y de mayor provecho.
- Puntualidad: consensuar un único horario de inicio y duración, respetarlo aunque no estén todos los integrantes del equipo, y no permitir que se interrumpa con llamados a celulares o internos de la oficina ni llegada tarde a la reunión.
- 10-15 minutos: 5 es poco, 10 a 15 está bien, más de 20 ya es una reunión tradicional.
- Grupo de trabajo: es factible con un equipo pequeño y en el que todos compartan la misma problemática de trabajo cotidiana
- Reunirse en círculo: facilita la comunicación, todos pueden además de escuchar ver a la cara al que habla, aumentando en un 100% la comprensión.
- Temario: es conveniente que el coordinador de la reunión pregunte antes los temas a tratar, los exponga al comenzar y no se agreguen nuevos en su transcurso
- Útiles: se puede reunir alrededor de una mesa pero no es necesario, tal vez convenga tener un pizarrón en la misma sala de reunión, un proyector es ya demasiada infraestructura para esta técnica y le restaría agilidad.
- PPP: tratar rápidamente Progresos, Planes y Problemas, darle prioridad a lo importante, no sólo a lo urgente.
- Marcar claramente el final: el coordinador de la reunión debe con un gesto propio que identifique dar fin a la reunión, por ejemplo con tres aplausos. Ver artículo de Juan Gabardini "Finalizando una stand-up meeting".
- "Me gusta": Al igual que en Facebook, el coodinador debe buscar entre los asistentes el "Me gusta" de cada reunión al terminar para mantenerlos y fortalecerlos.
Para el cierre, me parece oportuna esta cita de René de Chateaubriand:
"El aburrimiento no puede existir donde quiera que haya una reunión de buenos amigos".
